Văn phòng truyền thống là văn phòng có trụ sở ổn định, địa chỉ rõ ràng, cụ thể, thuộc quyền sở hữu hoặc quản lý của một doanh nghiệp độc lập,... Không gian văn phòng được phân chia bằng tường, vách ngăn, là các phòng kín. Nhân viên trong văn phòng làm việc theo giờ giấc cố định, thường là giờ hành chính. Các yếu tố hiện đại như trang thiết bị, nội thất, công nghệ,… ít được sử dụng.
Trong nhiều năm trước, văn phòng truyền thống là mô hình phổ biến vì có rất nhiều ưu điểm. Nhưng trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, đòi hỏi sự thay đổi và thích nghi liên tục với nhiều hình thức kinh doanh mới, mối quan hệ xã hội mới, phương thức làm việc mới, các khuyết điểm của mô hình này càng ngày càng thể hiện rõ nét, bao gồm: Chi phí cao khi bắt đầu xây dựng, thiếu linh hoạt khi nâng cấp và mở rộng, hạn chế mở rộng mối quan hệ và xây dựng văn hoá gắn kết trong doanh nghiệp, nhân viên cảm thấy gò bó, thiếu sức sáng tạo.
Đặc biệt, trong thời điểm đại dịch COVID-19 khiến toàn cầu “chao đảo” gần 2 năm nay thì các công cụ và cách thức làm việc mới đang dần thay thế luồng vận hành cũ. Theo xu thế, các mô hình văn phòng mới hiệu quả hơn ngày càng được nhân rộng như văn phòng hiện đại và văn phòng ảo. Điều đó thúc đẩy các doanh nghiệp nhanh chóng thay đổi và nâng cấp để bước kịp nhịp chân thời đại.
Sự khác biệt chủ yếu của văn phòng truyền thống so với văn phòng hiện đại, văn phòng ảo có thể kể đến như: không gian làm việc, chi phí xây dựng, trang thiết bị nội thất, và quan trọng nhất là công nghệ. Nếu văn phòng truyền thống hầu như không có hoặc rất ít yếu tố công nghệ, thì văn phòng hiện đại đã được đầu tư và nâng cấp hơn về công nghệ, còn văn phòng ảo thì yếu tố công nghệ đóng vai trò quyết định nền tảng vận hành. Để nâng cấp mô hình văn phòng cũ, không thể không nâng cấp công nghệ.
Công nghệ của một văn phòng không chỉ thể hiện ở phần cứng như trang thiết bị, máy móc làm việc. Xương sống của công nghệ trong văn phòng nằm ở việc đưa công nghệ vào trong quy trình làm việc của nhân sự và tổ chức. Bộ giải pháp văn phòng thông minh MobiFone e-Office được phát triển nhằm giúp đỡ các doanh nghiệp trong bước thay đổi quan trọng, hoà cùng nhịp phát triển của thời đại.
Các phần mềm văn phòng thông minh như: MobiFone e-Ofice - quản lý vận hành văn phòng, MobiFone Invoice - quản lý hoá đơn, chứng từ, Mobi CA với chữ ký số, MobiFone Meeting hỗ trợ tổ chức họp, đều đang được doanh nghiệp tận dụng triệt để để giải quyết bài toán chi phí. Tất cả đều thuộc bộ sản phẩm Smart Office được MobiFone phát triển, đều được số hoá để giảm tải hoạt động tiếp xúc trực tiếp trong mùa dịch.
MobiFone Meeting là giải pháp kết nối trực tuyến đa nền tảng. Các cá nhân, doanh nghiệp và các tập đoàn lớn có thể tiến hành các cuộc họp, hội nghị trực tuyến tại nhiều địa điểm khác nhau trên toàn cầu, linh hoạt hơn và tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí cho việc đi lại và tổ chức họp trực tiếp. Đây là yếu tố mà một văn phòng hiện đại nên đầu tư, cũng là tính năng “sống còn” cho mô hình văn phòng ảo.
Giải pháp MobiFone Meeting có hai tính năng chính: Tính năng cầu truyền hình và tính năng phòng họp. Tính năng cầu truyền hình, hỗ trợ thiết lập cầu truyền hình điểm điểm hoặc đa điểm, hỗ trợ tối đa 500 điểm cho một phiên làm việc với chất lượng full HD, băng thông thấp. Còn tính năng phòng họp hỗ trợ thiết lập phòng họp đa điểm, hỗ trợ đa thiết bị: di động, máy tính bảng, smart tivi, laptop, PC,…
Giải pháp cũng tích hợp nhiều công cụ đắc lực khác như: WebShare (Hỗ trợ chia sẻ thông tin từ 1 URL bất kỳ), Record (Ghi hình buổi họp), Chat (Theo nhóm hoặc riêng tư), Meeting tools (Đầy đủ công cụ thuyết trình) và AnyShare (Hỗ trợ chia sẻ bất cứ điều gì bạn muốn gồm: Whiteboard, Presentation, MsOffice, Video, Image,…). Khách hàng có thể dễ dàng sử dụng chỉ với một vài thao tác trên website, không cần cài đặt phần mềm phức tạp như các giải pháp khác ngoài thị trường.
Hiểu được nhu cầu nâng cấp văn phòng mạnh mẽ của các doanh nghiệp, MobiFone đưa ra chương trình miễn phí tối đa 3 tháng sử dụng giải pháp MobiFone Meeting, vô cùng phù hơp với các doanh nghiệp đang bước đầu thử nghiệm. Phần mềm không giới hạn quy mô khách hàng, đặc biệt phù hợp với những hệ thống văn phòng đại diện rải rác hoặc các doanh nghiệp có nhu cầu họp nội bộ, họ với đối tác, khách hàng thường xuyên.
Bình luận