Công ty logistic ALS ra mắt giải pháp lưu trữ kết hợp số hóa tài liệu

Ngày 19/04/2022, Công ty cổ phần Logistics Hàng không (ALS) và Công ty cổ phần Đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI (FSI Việt Nam) ký thỏa thuận hợp tác và ra mắt giải pháp toàn diện về lưu trữ vật lý và số hóa tài liệu.

Đây là một dịch vụ tổng thể, kết hợp giữa lưu kho tài liệu (văn bản, hồ sơ, chứng từ) an toàn, bảo mật, khoa học với chi phí hợp lý và dịch vụ chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống sang thông tin số, tạo nên hệ thống cơ sở dữ liệu mở, được quản lý bởi phần mềm hiện đại, phục vụ việc tra cứu thông tin một cách dễ dàng.

Giải pháp này giúp cho khách hàng tiết kiệm chi phí và tăng tốc độ chuyển đổi số thông qua sự kết hợp giữa 2 đơn vị là ALS - doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực kho vận, logistics và FSI Việt Nam - đơn vị hàng đầu về công nghệ số hoá tài liệu.

Phát biểu tại sự kiện, ông Trương Vĩnh Hùng, Tổng Giám đốc Công ty Logistic Hàng không ALS chia sẻ về những ưu điểm của kho lưu trữ vật lý: "Hệ thống lưu trữ của kho chuyên dụng có chiều cao trung bình từ 10 - 14m, với hệ thống vách giá tường từ 5 - 7 tầng, giúp năng lực chất xếp tăng gấp 3 lần so với việc lưu trữ tài liệu trong văn phòng như truyền thống.

Ngoài ra, chi phí thuê văn phòng cao gấp nhiều lần so với chi phí thuê kho. Giải pháp mới giúp tích hợp tất cả thùng tài liệu đó vào một địa điểm kho để lưu trữ chung, giúp các doanh nghiệp tối ưu về mặt chi phí".

Đối với giải pháp lưu trữ tài liệu vật lý, tài liệu cần lưu trữ của khách hàng sẽ được ALS tiến hành lưu trữ trong hệ thống kho sức chứa lớn, hiện đại, chuyên nghiệp, đạt tiêu chuẩn nhiệt độ, độ ẩm, chống mối mọt. Tài liệu được lưu trong mỗi thùng tiêu chuẩn, được mã hóa, niêm phong và có thể truy xuất theo yêu cầu của khách hàng bất cứ khi nào ngay tại kho trung tâm hoặc chuyển tới địa điểm của khách hàng.

Ngoài ra, để khắc phục vấn đề mất thời gian khi tra cứu tài liệu tại kho, ALS kết hợp FSI Việt Nam xây dựng giải pháp lưu trữ vật lý kết hợp số hóa tài liệu, cung cấp cho khách hàng website để chủ động tra cứu tài liệu một cách linh hoạt.

"Đây là lần đầu tiên tại Việt Nam có một giải pháp tích hợp chuyên sâu giữa lưu trữ vật lý và số hóa tài liệu. Chúng tôi hy vọng rằng giải pháp này có thể giúp khách hàng tiết kiệm chi phí, đóng góp 1 phần trong quá trình thúc đẩy chuyển đổi số tại doanh nghiệp", ông Hùng nhấn mạnh.

Nhờ giải pháp tích hợp này, các tài liệu quan trọng, có nhu cầu thường xuyên tra cứu sẽ được số hóa cùng công nghệ nhận dạng chữ viết, bảo mật đa tầng, được lưu trữ đám mây giúp khách hàng tra cứu truy xuất tức thời theo nhu cầu một thuận tiện, nhánh chóng và bảo mật cao.

Với việc lưu trữ tại kho tay lưu trữ điện tử, khách hàng đều có thể quản lý, truy xuất toàn bộ tài liệu vật lý và số hóa cũng như chi phí lưu trữ của mình trên nhiều nền tảng.

Theo ông Hoàng Đình Phương, phụ trách phát triển dự án, hệ thống kho bãi, giá kệ mà ALS cung cấp đạt điều kiện tiêu chuẩn về lưu trữ tài liệu, được quản lý và giám sát theo quy trình nghiêm ngặt.

Đối với hệ thống số hóa tài liệu, các phần mềm cho phép tra cứu các tài liệu một cách trực quan và rõ ràng như xem tại kho. Qua đó, khách hàng có thể theo dõi được hành trình của tài liệu, số lượng tài liệu, phân chia loại thùng, giúp khách hàng dễ dàng quản lý và tra soát thông tin.

"Chúng tôi hy vọng giải pháp này có thể giúp tiết kiệm 30-50% chi phí để lưu trữ tài liệu vật lý và giải phóng từ 20 - 50m2 văn phòng cho các doanh nghiệp, giúp tăng tốc độ chuyển đổi số và hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp", ông Phương khẳng định.